Distribution des factures par Email¶

Nous allons présenter ici comment vous permettre d'envoyer vos factures par Email depuis Lease4.

Note

Cette partie suppose que votre instance Lease4 soit correctement configurée en amont. Et notamment qu'elle soit associée à un serveur mail sortant permettant cette distribution.

Envoi des factures par Email¶

Comme pour la plupart des modes de transmission de factures, il y a deux manières de faire :

via l'écran des factures en sélectionnant une ou plusieurs factures afin de les envoyer par Email
via les ordres de transmission Email générés au moment de la validation des factures

Envoi manuel des factures¶

Pour l'envoi manuel des factures qu'elles soient de vente ou achat, mais également les avoirs correspondants, c'est assez simple.

Il suffit :

d'aller sur la liste des factures (ou dans une facture)
de cliquer sur le bouton Imprimer et envoyer ou l'action Envoyer

Une fenêtre permettant de composer l'email avec la facture en pièce jointe apparaît. Il est possible de modifier le contenu du message et les destinataires avant d'envoyer le mail.

Une fois le mail envoyé il sera archivé dans l'historique de la facture.

Note

Si la fiche de votre client ne dispose pas d'adresse email, au moment où vous cliquez sur le bouton envoyer, une pop-up apparait pour le renseigner à la volée.

Envoi par email des factures via les ordres de transmission¶

En amont de la transmission, lors de l'étape de génération des factures des loyers depuis vos contrats, il faut juste que :

le mode de transmission par email soit sélectionné sur la ou les cibles de facturation du contrat
lorsque ce mode est sélectionné, l'email de l'adresse de facturation doit apparaitre dans la liste des destinataires. Il est possible d'ajouter d'autres contacts disposants d'une adresse email.

Si cette condition est vérifiée, les factures générées depuis votre contrat seront d'ores et déjà prêtes à être envoyées par mail.

L'ordre de transmission sera généré lors de la validation de votre facture ou lors du passage en statut "payé" s'ils n'ont pas déjà été générés.

Il ne vous restera qu'à l'envoyer via le menu Facturation > Clients > Invoice Transmission Commmands