Facturation automatique¶
Facturation en masse¶
Pour lancer une facturation automatique sur l'ensemble des contrats, il faut aller dans le menu Facturation > Clients > Facturer.
L'écran de facturation permet de scanner toutes les lignes des contrats n'ayant pas fait l'objet de facturation à une date indiquée.
Seule la date 'En date du' est obligatoire et necessaire. On ne facture pas une période mais on regarde ce qui doit être facturé à une date.
Les autres informations sont facultatifs :
La date de facturation permet de choisir la date de facturation qui sera indiquée sur les factures générées qu'elles soient en terme échu ou à échoir. Si celle-ci n'est pas précisée alors
- Les factures en terme échu prennent automatiquement la date de fin de la période à facturer
- Les factures en terme à échoir prennent automatiquement la date de début de la période à facturer
La date de fin des loyers qui n'est plus visible sur le formulaire permet la reprise de facturation automatique pour toutes les dates entre la date de début et celle de fin comme pour rattraper une facturation sur un contrat.
Depuis le contrat¶
La génération des factures peut se faire directement depuis le contrat en cliquant sur le bouton facturer (Run Invoicing).
Exemple de facturation¶
Dans l'exemple ci-dessus et si les contrats A et B n'ont pas encore été facturés pour la période représentée:
Si on lance une facturation automatique:
- en date du 31/12, seul le contrat A sera facturé.
- en date du 01/01, les contrats A et B seront facturés (le contrat A a une période civile du 31/12 au 30/01 et le contrat B a une période entre le 01/01 et le 31/01).
- en date du 02/01 (ou n'importe quelle date entre le 01/01 et la fin de la période civile -1 jour), les contrats A et B seront facturés.
- en date de fin de la période civile (ex : 31/01 pour un mensuel), le contrat A sera facturé pour la période suivante.
Regroupement des factures¶
Par défaut, les factures automatiques générées par Lease4 sont associées à un seul et unique contrat. Pour les besoins du clients, il est possible de définir un autre niveau de regroupement des factures sur chaque contrat.
Le regroupement des factures se fait en fonction des lignes de produit/service à facturer et selon les niveaux de regroupement possibles. Ces niveaux sont les suivants :
- Client : tous les loyers des contrats associés au même client sont regroupés sur une même facture . Dans le cas d'une cession du contrat, le regroupement se fait qu'entre les contrats cédés au même bailleur.
- Accord cadre : tous les loyers auto-portés des contrats associés au même accord cadre sont regroupés sur une même facture
- Contrat (valeur par défaut) : tous les loyers associés au même contrat (valable pour les extensions) sont regroupés sur une même facture
- Extension : tous les loyers d'une extension sont facturés à part
Note
Pour effectuer un regroupement de facture, il faut lancer la facturation (Facturation > Client > Facturer) sur tous les contrats en même temps soit par une facturation complète soit en filtrant les contrats concernés.
Facturation multi-sites¶
Une fois le regroupement des lignes effectuées selon le niveau défini au niveau du contrat, le système de facturation va les répartir selon la cible de facturation définie sur chacune d'entre-elles.