Le contrat¶
Mise en place d'un contrat¶
La mise en place d'un contrat survient généralement suite à l'obtention d'un accord de financement, ce qui permet une initialisation à partir des informations de la cotation (client, fournisseur, montants financiers...) et des documents associés (KBis, Bilan, CNI, etc.)
Il est néanmoins possible de créer directement des contrats à partir du menu Contrats > Contrats, mais cela oblige à saisir l'intégralité de ces informations.
Cotation et informations financières¶
Comme pour l'opportunité ou les études de financement, il s'agit ici des informations de base : client, signataire, fournisseur principal et cotation financière. Ces informations correspondent à celles contenues dans la cotation de l'opportunité.
Note
Si vous modifiez les informations de la cotation financières (taux, investissement, etc.) de votre contrat, ces informations seront modifiées dans toutes les cotations liées (opportunité, étude de financement)
Echéancier¶
L'onglet échéancier reprend le comportement de facturation attendu pour les 3 PHASES de facturation du contrat, à savoir :
- Phase de pré-loyers : en cas de pré-loyers on peut spécialiser le comportement du calcul de ces derniers (terme, périodicité, loyer de référence)
- Phase des loyers : on retrouve ici l'échéancier de la cotation financière
- Phase de prolongation : par défaut les loyers de prolongation sont basés sur le montant du dernier loyer de la phase précédente et sont indexés sur le matériel restant en facturation sur le contrat. En effet il est possible de rendre du matériel au fil de l'eau. Il est également possible de définir des prolongations négociées en fixant les loyers de référence pour chaque échéance.
Lignes de produit¶
La définition des lignes de produit est très simple à partir du moment où le catalogue d'articles est bien défini. En effet, il suffit de désigner pour chaque ligne :
- l'article (le choix d'un article existant dans le catalogue permet de récupérer son nom, sa catégorie, son prix et sa description. Il est possible de modifier ces informations sur la ligne de notre contrat)
- son prix unitaire
- sa quantité
- sa description
Warning
Pour chaque article un loyer unitaire sera calculé sur la base de la cotation qui a été établie. C'est pour cette raison que la somme du prix d'achat des articles doit être égale à l'investissement sur la cotation financière. Le champs Delta permet de s'assurer que l'écart est de 0%.
Lignes de service¶
Les lignes de service permettent d'ajouter des services complémentaires facturés par le loueur ou pour le compte d'un tiers.
La principale particularité de ces lignes de service est qu'elles ne seront pas cédées en cas de cession.
D'un point de vue facturation :
- Sauf cas particuliers (assurance, redéfinition de la méthode de calcul), le loyer est calculé selon le coefficient de la cotation
- La fréquence de facturation (périodicité, terme, début, fin) est identique à celle du contrat, sauf si on décide de désynchroniser la ligne de service
- Il est possible de définir un mandant, dans ce cas une facture indépendante sera émise pour facturer cette ligne de service pour le compte de ce tiers
- Enfin il est possible de désigner le ou les équipements auxquels fait référence cette ligne de service, ce qui permet d'en gérer l'inventaire et le loyer (assurance)
Juridique¶
Pour la mise en place d'un contrat, la partie juridique se résume à indiquer quel est le signataire et la date de signature du contrat.
Note
Il est possible de renseigner des clients supplémentaires ce qui permet de faire des contrats multi-sociétés. Lorsque vous êtes en multi-société (client de la cotation + clients supplémentaires), vous pouvez utiliser les cibles de facturation et les adresses de livraison de l'ensemble de ces sociétés sur les lignes du contrat (produit et service). Vous pouvez également renseigner des co-signataires sur le contrat.
Garanties¶
L'onglet Garanties permet juste de noter les garanties qui sont prises sur ce contrat vis à vis du client (COSME, EPL, dépôt de garantie) ou du fournisseur (partage du risque en %)
Signature du contrat¶
Génération de la liasse contractuelle¶
On considère ici que la mise en place du contrat est terminée (cotation, ligne de produits et services), il suffit d'aller dans l'étiquette Documents du contrat où vous retrouverez toutes les pièces jointes au contrat (Kbics, bilan, devis, CNI...). Pour générer votre contrat, il suffit :
- de cliquer sur le bouton
Générer liasse - sélectionner l'ensemble de documents souhaités
- ajouter les documents optionnels (garantie COSME) à ajouter à la liasse
- générer la liasse et générer les documents de celle-ci
Pour chacun des documents comme pour la liasse, vous pourrez alors les prévisualiser, les envoyer par mail, les imprimer et les signer électroniquement.
Signature¶
A partir de la liasse contractuelle, il est possible :
- de l'imprimer pour une signature manuelle
- ou si vous disposez d'un compte vers un outil de signature électronique, de passer par ce canal.
Le mécanisme de signature électronique est décrit dans cette page dédiée
Une fois la signature effective, il vous reste à renseigner la date de signature dans l'onglet Juridique du contrat pour le passer en facturation.
Le cycle de vie du contrat¶
Le cycle de vie du contrat décrit toutes les opérations qui peuvent survenir dès que le contrat est signé et mis en facturation.
Avenants¶
Les avenants permettent de modifier les conditions d'un contrat alors que celui-ci est en cours d'exécution. Chaque avenant dispose d'une ou plusieurs clauses avec un effet immédiat ou futur.
Leur mécanique et chaque type de clause sont décrits dans cette page dédiée
Cession / Rachat de cession¶
La cession bailleur (ou le courtage) font partie du cycle de vie du contrat.
Plus d'informations dans cette page dédiée
Finalisation du contrat¶
Dénonciation¶
La dénonciation du contrat correspond à la date à laquel le client dénonce son contrat sur l'onglet Juridique.
Restitution du matériel¶
Plus d'informations dans cette page dédiée
Finalisation¶
Une fois ces étapes effectuées, il suffit de passer le contrat en statut Terminé. Il ne sera ainsi plus facturable.
Note
Si vous ne souhaitez plus qu'il apparaisse dans les recherches, il est également possible d'archiver ce contrat.