Initialisation de l'espace documentaire

Lease4 dispose d'un espace de gestion documentaire intégré. Cet espace permet d'associer des fichiers à des enregistrements (exemple : associer un KBIS à une société), mais également de générer des documents (factures, bons de commande, contrat) depuis Lease4 et de les associer aux enregistrements ayant permis de les générer.

Il convient donc de configurer correctement l'espace documentaire pour que toutes ces fonctionnalités soient opérationnelles.

Initialisation du Storage

Le "storage" est l'environnement où seront stocké physiquement les documents, qu'ils soient téléversés dans le système ou générés par celui-ci.

Lease4 propose 3 types de storages :

• la base de données, les fichiers sont stockés dans la base
• le file store, pour un stockage sur le système de fichiers du serveur (Instance de test) en indiquant le répertoire racine /home/odoo/my-captive par exemple
• l'object storage (Swift), le stockage des fichiers est externalisé dans un système auto-dimensionné et garantissant la sauvegarde du contenu (Instance de Production)

Pour configurer votre storage, l'utilisateur disposant de droits administrateur doit :

Lease4 > Documents > Configuration > Storage pour créer un nouveau storage avec un nom et un type de storage

Pour les instances Lease4 en production, les fichiers seront stockés dans un object storage

Définir une arborescence (répertoires) pour les fichiers

Une fois votre storage initialisé, il convient de définir une arborescence pour organiser les documents téléversés ou générés. Comme les utilisateurs accéderont à ces fichiers au travers des enregitrements Lease4 (ex : à partir de la recherche d'une société dans Lease4, j'accède à tous les documents de celle-ci, dont le document KBIS que je souhaite imprimer, envoyer, etc.), il n'est pas nécessaire d'avoir une structure aussi fine que si vous la définissiez sur votre propre disque dur.

Néanmoins, nous conseillons d'avoir au moins :

• un répertoire pour les téléversements
• un répertoire pour les factures. Lease4 créé automatiquement les sous-répertoires par années et mois.
• un répertoire pour les bons de commande.
• un répertoire pour les liasses contractuelles (opportunités, contrats, contrats de cession, accord cadre...), mais il possible de créer des répertoires différents par liasse.

Chaque répertoire doit être obligatoirement rattaché a un groupe (onglet groupes).

Pour créer ces répertoires, vous devez : Lease4 > Documents > Directories pour créer tous vos répertoires selon l'organisation souhaitée.

Paramétrer les répertoires par défaut

Cette étape consiste à paramétrer les répertoires que Lease4 doit utiliser pour certaines opérations, et notamment pour :

• le téléversement des fichiers
• la génération des factures
• la génération des bons de commandes

Pour cette opération, il suffit de renseigner les répertoires précédemment créés pour chacune des sociétés présentes dans Lease4 > Configuration > Utilisateurs et société

Paramétrer les types de document

Il s'agit ici de définir les différents types de document qu'il est possible de téléverser dans l'espace documentaire de Lease4.

La définition de ces types de document peut être fait par un utilisateur ayant un profil "lease4 - administrateur". Il lui suffit :

Lease4 > Documents > Configuration > Types de document

• d'ajouter un nouveau type de document (Exemple : CNI)
• de définir la visibilité des documents du contrat depuis le portail
• de renseigner les métadonnées de ce nouveau type de document

Exemple :

{ "type": "object", "required": ["validity"], "properties": { "validity": { "type": "string", "format": "date" } } }