Achat et réception de matériels¶

L'achat et la réception des matériels se font selon un processus guidé par le contrat de location.

Sur la base des lignes de produit dans le contrat, vous pourrez :

générer le ou les bons de commande
réceptionner les matériels sur le contrat
générer la ou les factures d'achats correspondantes

Bon de commande¶

Génération des bons de commande¶

Les bons de commande sont générés à partir des lignes de produits présentes sur le contrat. La génération du bon de commande peut être:

manuellement via le bouton Générer un bon de commande qui apparait sur le contrat dès qu'une ligne de produit n'est pas associée à un bon de commande.
automatiquement lors du passage du contrat en facturation (soit dans l'état Pré-production)

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, Lease4 se charge de générer un bon de commande par fournisseur et par adresse de livraison.

Note

Si un bon de commande n'est pas validé et que vous ajoutez de nouvelles lignes de produits sur le contrat, les articles seront ajoutés au BDC existant. Il est possible de continuer à créer des bons de commande jusqu'au passage en pré-production du contrat.

Tant que votre bon de commande est en statut Demande de prix, il est possible :

d'ajouter manuellement des lignes supplémentaires dans votre bon de commande
de modifier le prix unitaire ou le taux de TVA sur les lignes générés, par contre il n'est pas possible de changer la désignation des articles ou leurs quantités.

Validation des bons de commande¶

Une fois les bons de commande créés sur votre contrat, un nouveau bouton Confirmer BDC permet d'ouvrir, contrôler et valider chaque bon de commande. Après validation et sauf à annuler ou supprimer votre bon de commande, il n'est alors plus possible de modifier les lignes de produit du contrat.

Le bon de commande peut être envoyé par email au fournisseur afin de confirmer les prix des matériels.

Réception des équipements¶

La réception des matériels peut se faire :

depuis l'étiquette Assets du contrat (conseillé) et le bouton Nouvelle récéption

à partir du bon de commande, via l'étiquette Réception ou le bouton Recevoir les produits

Le bon de réception peut être validé en une seule fois dans son ensemble avec le bouton Valider ou bien en changeant la quantité dans le champ Fait de ce qui a été réellement reçu.

Si la quantité reçue est inférieure à la quantité commandée, le message ci-dessous s'affiche afin de confirmer la création d'un reliquat par la création d'un nouveau bon de réception avec le matériel en attente.

Réception partielle¶

Sur certain contrat, une partie du matériel peut ne jamais être réceptionné pour différentes raisons. Or la non réception d'une partie du matériel ne permet pas d'annuler le bon de commande ou le passage en production du contrat.

Pour pouvoir annuler le matériel non reçu, voici la procédure à suivre :

Aller sur le bon de commande et cliquer sur l'étiquette réception

Cliquer sur la ligne ayant le reliquat de la réception (généralement la première ligne)

Cliquer sur le bouton Annuler la réservation

Cliquer sur le bouton Annuler ce qui permettra de mettre a jour les lignes du contrat

Génération de la facture d'achat¶

Lorsque votre bon de commande est validé il est possible de générer une ou plusieurs factures d'achat à partir de celui-ci via le bouton Créer facture.

La facture d'achat générée reprend exactement le contenu du bon de commande (désignations, quantités, prix unitaires) et comme toutes les factures "brouillon" il est possible d'en modifier le contenu.

Warning

Lorsque vous générez une facture d'achat, les quantités des matériels non-réceptionnées sont égales à 0 sur la facture générée.